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Vertrag über die Verarbeitung von Daten im Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO

 

1. Allgemeines

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers im.Sinne.des Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 – Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dieser Vertrag regelt die Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten.

(2) Sofern in diesem Vertrag der Begriff „Datenverarbeitung“ oder „Verarbeitung“ (von Daten) benutzt wird, wird die Definition der „Verarbeitung“ im Sinne des Art. 4 Nr. 2 DSGVO zugrunde gelegt.

 

2. Gegenstand des Auftrags

Der Gegenstand der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten und die Kategorien betroffener Personen sind in Anlage 1 zu diesem Vertrag festgelegt.

 

3. Rechte und Pflichten des Auftraggebers

(1) Der Auftraggeber ist Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung von Daten im Auftrag durch den Auftragnehmer. Dem Auftragnehmer steht nach Ziff. 4 Abs. 5 das Recht zu, den Auftraggeber darauf hinzuweisen, wenn eine seiner Meinung nach rechtlich unzulässige Datenverarbeitung Gegenstand des Auftrags und/oder einer Weisung ist.

(2) Der Auftraggeber ist als Verantwortlicher für die Wahrung der Betroffenenrechte verantwortlich. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn Betroffene ihre Betroffenenrechte gegenüber dem Auftragnehmer geltend machen.

(3) Der Auftraggeber hat das Recht, jederzeit ergänzende Weisungen über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung gegenüber dem Auftragnehmer zu erteilen. Weisungen müssen in Textform (z.B. E-Mail) erfolgen. Mündliche Weisungen sind durch den Auftraggeber unverzüglich in Textform zu bestätigen.

(4) Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch ergänzende Weisungen des Auftraggebers beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.

(5) Der Auftraggeber kann weisungsberechtigte Personen benennen. Sofern weisungsberechtigte Personen benannt werden sollen, werden diese in der Anlage 1 benannt. Für den Fall, dass sich die weisungsberechtigten Personen beim Auftraggeber ändern, wird der Auftraggeber dies dem Auftragnehmer in Textform mitteilen.

(6) Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer feststellt.

(7) Für den Fall, dass eine Informationspflicht gegenüber Dritten nach Art. 33, 34 DSGVO oder einer sonstigen, für den Auftraggeber geltenden gesetzlichen Meldepflicht besteht, ist der Auftraggeber für deren Einhaltung verantwortlich.

 

4. Allgemeine Pflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und/oder unter Einhaltung der ggf. vom Auftraggeber erteilten ergänzenden und zu dokumentierenden Weisungen. Ausgenommen hiervon sind gesetzliche Regelungen, die den Auftragnehmer ggf. zu einer anderweitigen Verarbeitung verpflichten. In einem solchen Fall teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Zweck, Art und Umfang der Datenverarbeitung richten sich ansonsten ausschließlich nach diesem Vertrag und/oder den Weisungen des Auftraggebers. Eine hiervon abweichende Verarbeitung von Daten ist dem Auftragnehmer untersagt, es sei denn, dass der Auftraggeber dieser schriftlich zugestimmt hat.

(2)  Soweit im Rahmen der Verarbeitung eine Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt, verpflichtet sich der Auftragnehmer, die Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO zu beachten und einzuhalten.

(3) Der Auftragnehmer sichert im Bereich der auftragsgemäßen Verarbeitung von personenbezogenen Daten die vertragsmäßige Abwicklung aller vereinbarten Maßnahmen zu.

(4) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sein Unternehmen und seine Betriebsabläufe so zu gestalten, dass die Daten, die er im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet, im jeweils erforderlichen Maß gesichert und vor der unbefugten Kenntnisnahme Dritter geschützt sind. Der Auftragnehmer wird Änderungen in der Organisation der Datenverarbeitung im Auftrag, die für die Sicherheit der Daten erheblich sind, vorab mit dem Auftraggeber abstimmen.

(5) Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine vom Auftraggeber erteilte Weisung nach seiner Auffassung gegen gesetzliche Regelungen verstößt. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung solange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Sofern der Auftragnehmer darlegen kann, dass eine Verarbeitung nach Weisung des Auftraggebers zu einer Haftung des Auftragnehmers nach Art. 82 DSGVO führen kann, steht dem Auftragnehmer das Recht frei, die weitere Verarbeitung insoweit bis zu einer Klärung der Haftung zwischen den Parteien auszusetzen.

(6) Die Verarbeitung von Daten im Auftrag des Auftraggebers außerhalb von Betriebsstätten des Auftragnehmers oder Subunternehmern ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers in Schriftform oder Textform zulässig. Eine Verarbeitung von Daten für den Auftraggeber in Privatwohnungen ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers in Schriftform oder Textform im Einzelfall zulässig.

(7) Der Auftragnehmer wird die Daten, die er im Auftrag für den Auftraggeber verarbeitet, getrennt von anderen Daten verarbeiten. Eine physische Trennung ist nicht zwingend erforderlich.

(8) Der Auftragnehmer kann dem Auftraggeber die Person(en) benennen, die zum Empfang von Weisungen des Auftraggebers berechtigt sind. Sofern weisungsempfangsberechtigte Personen benannt werden sollen, werden diese in der Anlage 1 benannt. Für den Fall, dass sich die weisungsempfangsberechtigten Personen beim Auftragnehmer ändern, wird der Auftragnehmer dies dem Auftraggeber in Textform mitteilen.

 

5. Datenschutzbeauftragter des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer bestätigt, dass er einen Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO benannt hat. Der Auftragnehmer trägt Sorge dafür, dass der Datenschutzbeauftragte über die erforderliche Qualifikation und das erforderliche Fachwissen verfügt. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber den Namen und die Kontaktdaten seines Datenschutzbeauftragten gesondert in Textform mitteilen.

(2) Die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten nach Absatz 1 kann im Ermessen des Auftraggebers entfallen, wenn der Auftragnehmer nachweisen kann, dass er gesetzlich nicht verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen und der Auftragnehmer nachweisen kann, dass betriebliche Regelungen bestehen, die eine Verarbeitung personenbezogener Daten unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, der Regelungen dieses Vertrages sowie etwaiger weiterer Weisungen des Auftraggebers gewährleisten.

 

6. Meldepflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber jeden Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften oder gegen die getroffenen vertraglichen Vereinbarungen und/oder die erteilten Weisungen des Auftraggebers, der im Zuge der Verarbeitung von Daten durch ihn oder andere mit der Verarbeitung beschäftigten Personen erfolgt ist, unverzüglich mitzuteilen. Gleiches gilt für jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet.

(2) Ferner wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine Aufsichtsbehörde nach Art. 58 DSGVO gegenüber dem Auftragnehmer tätig wird und dies auch eine Kontrolle der Verarbeitung, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers erbringt, betreffen kann.

(3) Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass für den Auftraggeber eine Meldepflicht nach Art. 33, 34 DSGVO bestehen kann, die eine Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden vorsieht. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber bei der Umsetzung der Meldepflichten unterstützen. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber insbesondere jeden unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden, unverzüglich, spätestens aber binnen 48 Stunden ab Kenntnis des Zugriffs mitteilen. Die Meldung des Auftragnehmers an den Auftraggeber muss insbesondere folgende Informationen beinhalten:

  • eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
  • eine Beschreibung der von dem Auftragnehmer ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

7. Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nach Art. 12-23 DSGVO. Es gelten die Regelungen von Ziff. 11 dieses Vertrages.

(2) Der Auftragnehmer wirkt an der Erstellung der Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten durch den Auftraggeber mit. Er hat dem Auftraggeber die insoweit jeweils erforderlichen Angaben in geeigneter Weise mitzuteilen.

(3) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der in Art. 32-36 DSGVO genannten Pflichten.

 

8. Kontrollbefugnisse

(1) Der Auftraggeber hat das Recht, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz und/oder die Einhaltung der zwischen den Parteien getroffenen vertraglichen Regelungen und/oder die Einhaltung der Weisungen des Auftraggebers durch den Auftragnehmer jederzeit im erforderlichen Umfang zu kontrollieren.

(2) Der Auftragnehmer ist dem Auftraggeber gegenüber zur Auskunftserteilung verpflichtet, soweit dies zur Durchführung der Kontrolle im Sinne des Absatzes 1 erforderlich ist.

(3) Der Auftraggeber kann eine Einsichtnahme in die vom Auftragnehmer für den Auftraggeber verarbeiteten Daten sowie in die verwendeten Datenverarbeitungssysteme und -programme verlangen.

(4) Der Auftraggeber kann nach vorheriger Anmeldung mit angemessener Frist die Kontrolle im Sinne des Absatzes 1 in der Betriebsstätte des Auftragnehmers zu den jeweils üblichen Geschäftszeiten vornehmen. Der Auftraggeber wird dabei Sorge dafür tragen, dass die Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchgeführt werden, um die Betriebsabläufe des Auftragnehmers durch die Kontrollen nicht unverhältnismäßig zu stören.

(5) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, im Falle von Maßnahmen der Aufsichtsbehörde gegenüber dem Auftraggeber im Sinne des Art. 58 DSGVO, insbesondere im Hinblick auf Auskunfts- und Kontrollpflichten die erforderlichen Auskünfte an den Auftraggeber zu erteilen und der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde eine Vor-Ort-Kontrolle zu ermöglichen. Der Auftraggeber ist über entsprechende geplante Maßnahmen vom Auftragnehmer zu informieren.

 

9. Unterauftragsverhältnisse

(1) Die Beauftragung von Unterauftragnehmern durch den Auftragnehmer ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers in Textform zulässig. Der Auftragnehmer wird alle bereits zum Vertragsschluss bestehenden Unterauftragsverhältnisse in der Anlage 2 zu diesem Vertrag angeben. Bei der Beauftragung von Unterauftragnehmern welche personenbezogene Daten in einem Drittland verarbeiten, stellt der Auftragnehmer sicher, dass vor dem Beginn der Übermittlung die Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt werden.

(2) Der Auftragnehmer hat den Unterauftragnehmer sorgfältig auszuwählen und vor der Beauftragung zu prüfen, dass dieser die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer getroffenen Vereinbarungen einhalten kann. Der Auftragnehmer hat insbesondere vorab und regelmäßig während der Vertragsdauer zu kontrollieren, dass der Unterauftragnehmer die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen hat. Das Ergebnis der Kontrolle ist vom Auftragnehmer zu dokumentieren und auf Anfrage dem Auftraggeber zu übermitteln.

(3) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sich vom Unterauftragnehmer bestätigen zu lassen, dass dieser einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 DSGVO benannt hat. Für den Fall, dass kein Datenschutzbeauftragter beim Unterauftragnehmer benannt worden ist, hat der Auftragnehmer den Auftraggeber hierauf hinzuweisen und Informationen dazu beizubringen, aus denen sich ergibt, dass der Unterauftragnehmer gesetzlich nicht verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragte zu benennen.

(4) Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die in diesem Vertrag vereinbarten Regelungen und ggf. ergänzende Weisungen des Auftraggebers auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten.

(5) Der Auftragnehmer hat mit dem Unterauftragnehmer einen Auftragsverarbeitungsvertrag zu schließen, der den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO entspricht. Darüber hinaus hat der Auftragnehmer dem Unterauftragnehmer dieselben Pflichten zum Schutz personenbezogener Daten aufzuerlegen, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer festgelegt sind. Dem Auftraggeber ist der Auftragsverarbeitungsvertrag auf Anfrage in Kopie zu übermitteln.

(6) Der Auftragnehmer ist insbesondere verpflichtet, durch vertragliche Regelungen sicherzustellen, dass die Kontrollbefugnisse (Ziff. 8 dieses Vertrages) des Auftraggebers und von Aufsichtsbehörden auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten und entsprechende Kontrollrechte von Auftraggeber und Aufsichtsbehörden vereinbart werden. Es ist zudem vertraglich zu regeln, dass der Unterauftragnehmer diese Kontrollmaßnahmen und etwaige Vor-Ort-Kontrollen zu dulden hat.

(7) Nicht als Unterauftragsverhältnisse im Sinne der Absätze 1 bis 6 sind Dienstleistungen anzusehen, die der Auftragnehmer bei Dritten als reine Nebenleistung in Anspruch nimmt, um die geschäftliche Tätigkeit auszuüben. Dazu gehören beispielsweise Reinigungsleistungen, reine Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber erbringt, Post- und Kurierdienste, Transportleistungen, Bewachungsdienste. Der Auftragnehmer ist gleichwohl verpflichtet, auch bei Nebenleistungen, die von Dritten erbracht werden, Sorge dafür zu tragen, dass angemessene Vorkehrungen und technische und organisatorische Maßnahmen getroffen wurden, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Die Wartung und Pflege von IT-System oder Applikationen stellt ein zustimmungspflichtiges Unterauftragsverhältnis und Auftragsverarbeitung im Sinne des Art. 28 DSGVO dar, wenn die Wartung und Prüfung solche IT-Systeme betrifft, die auch im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für den Auftraggeber genutzt werden und bei der Wartung auf personenbezogenen Daten zugegriffen werden kann, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden.

(8) Der Auftragnehmer ist berechtigt auch neue Unterauftragnehmer einzusetzen, wenn die Voraussetzungen nach Ziff. 1 Abs. 1 bis 5 erfüllt sind. Allerdings wird er den Auftraggeber über jede diesbezügliche Änderung im Vorfeld informieren. Der Auftraggeber ist berechtigt, gegen den Einsatz eines neuen Unterauftragnehmers Einspruch zu erheben, sofern ein berechtigtes Interesse besteht. Ein berechtigtes Interesse besteht dann, wenn durch den Unterauftragnehmer die Gefahr begründet würde, dass die Einhaltung der datenschutzrechtlichen und vertraglichen Pflichten in Zukunft gefährdet wäre.

 

10. Vertraulichkeitsverpflichtung

(1) Der Auftragnehmer ist bei der Verarbeitung von Daten für den Auftraggeber zur Wahrung der Vertraulichkeit über Daten, die er im Zusammenhang mit dem Auftrag erhält bzw. zur Kenntnis erlangt, verpflichtet. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die gleichen Geheimnisschutzregeln zu beachten, wie sie dem Auftraggeber obliegen. Der Auftraggeber ist verpflichtet, dem Auftragnehmer etwaige besondere Geheimnisschutzregeln mitzuteilen.

(2) Der Auftragnehmer sichert zu, dass ihm die jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften bekannt sind und er mit der Anwendung dieser vertraut ist. Der Auftragnehmer sichert ferner zu, dass er seine Beschäftigten mit den für sie maßgeblichen Bestimmungen des Datenschutzes vertraut macht und zur Vertraulichkeit verpflichtet hat. Der Auftragnehmer sichert ferner zu, dass er insbesondere die bei der Durchführung der Arbeiten tätigen Beschäftigten zur Vertraulichkeit verpflichtet hat und diese über die Weisungen des Auftraggebers informiert hat.

(3) Die Verpflichtung der Beschäftigten nach Absatz 2 sind dem Auftraggeber auf Anfrage nachzuweisen.

 

11. Wahrung von Betroffenenrechten

(1) Der Auftraggeber ist für die Wahrung der Betroffenenrechte allein verantwortlich. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber bei seiner Pflicht, Anträge von Betroffenen nach Art. 12-23 DSGVO zu bearbeiten, zu unterstützten. Der Auftragnehmer hat dabei insbesondere Sorge dafür zu tragen, dass die insoweit erforderlichen Informationen unverzüglich an den Auftraggeber erteilt werden, damit dieser insbesondere seinen Pflichten aus Art. 12 Abs. 3 DSGVO nachkommen kann.

(2) Soweit eine Mitwirkung des Auftragnehmers für die Wahrung von Betroffenenrechten – insbesondere auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung – durch den Auftraggeber erforderlich ist, wird der Auftragnehmer die jeweils erforderlichen Maßnahmen nach Weisung des Auftraggebers treffen. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei unterstützen, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nachzukommen.

(3) Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch Mitwirkungsleistungen im Zusammenhang mit Geltendmachung von Betroffenenrechten gegenüber dem Auftraggeber beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.

 

12. Geheimhaltungspflichten

(1) Beide Parteien verpflichten sich, alle Informationen, die sie im Zusammenhang mit der Durchführung dieses Vertrages erhalten, zeitlich unbegrenzt vertraulich zu behandeln und nur zur Durchführung des Vertrages zu verwenden. Keine Partei ist berechtigt, diese Informationen ganz oder teilweise zu anderen als den soeben genannten Zwecken zu nutzen oder diese Information Dritten zugänglich zu machen.

(2) Die vorstehende Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die eine der Parteien nachweisbar von Dritten erhalten hat, ohne zur Geheimhaltung verpflichtet zu sein, oder die öffentlich bekannt sind.

 

13. Vergütung

Die Vergütung des Auftragnehmers wird gesondert vereinbart.

 

14. Technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit

(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich gegenüber dem Auftraggeber zur Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zur Einhaltung der anzuwendenden Datenschutzvorschriften erforderlich sind. Dies beinhaltet insbesondere die Vorgaben aus Art. 32 DSGVO.

(2) Der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bestehende Stand der technischen und organisatorischen Maßnahmen ist als Anlage 3 zu diesem Vertrag beigefügt. Die Parteien sind sich darüber einig, dass zur Anpassung an technische und rechtliche Gegebenheiten Änderungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen erforderlich werden können. Wesentliche Änderungen, die die Integrität, Vertraulichkeit oder Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten beeinträchtigen können, wird der Auftragnehmer im Voraus mit dem Auftraggeber abstimmen. Maßnahmen, die lediglich geringfügige technische oder organisatorische Änderungen mit sich bringen und die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht negativ beeinträchtigen, können vom Auftragnehmer ohne Abstimmung mit dem Auftraggeber umgesetzt werden. Der Auftraggeber kann jederzeit eine aktuelle Fassung der vom Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen anfordern.

(3) Der Auftragnehmer wird die von ihm getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen regelmäßig und auch anlassbezogen auf ihre Wirksamkeit kontrollieren. Für den Fall, dass es Optimierungs- und/oder Änderungsbedarf gibt, wird der Auftragnehmer den Auftraggeber informieren.

 

15. Dauer des Auftrags

(1) Der Vertrag beginnt mit Unterzeichnung und wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.

(2) Er ist mit einer Frist von drei Monaten zum Quartalsende kündbar.

(3) Der Auftraggeber kann den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn ein schwerwiegender Verstoß des Auftragnehmers gegen die anzuwendenden Datenschutzvorschriften oder gegen Pflichten aus diesem Vertrag vorliegt, der Auftragnehmer eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will oder der Auftragnehmer den Zutritt des Auftraggebers oder der zuständigen Aufsichtsbehörde vertragswidrig verweigert.

 

16. Beendigung

(1) Nach Beendigung des Vertrages hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, Daten und erstellten Verarbeitungs- oder Nutzungsergebnisse, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, nach Wahl des Auftraggebers an diesen zurückzugeben oder zu löschen. Die Löschung ist in geeigneter Weise zu dokumentieren. Etwaige gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder sonstige Pflichten zur Speicherung der Daten bleiben unberührt. Für Datenträger gilt, dass diese im Falle einer vom Auftraggeber gewünschten Löschung zu vernichten sind, wobei mindestens die Sicherheitsstufe 3 der DIN 66399 einzuhalten ist; die Vernichtung ist dem Auftraggeber unter Hinweis auf die Sicherheitsstufe gemäß DIN 66399 nachzuweisen.

(2) Der Auftraggeber hat das Recht, die vollständige und vertragsgemäße Rückgabe und Löschung der Daten beim Auftragnehmer zu kontrollieren. Dies kann auch durch eine Inaugenscheinnahme der Datenverarbeitungsanlagen in der Betriebsstätte des Auftragnehmers erfolgen. Die Vor-Ort-Kontrolle soll mit angemessener Frist durch den Auftraggeber angekündigt werden.

 

17. Zurückbehaltungsrecht

Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Einrede des Zurückbehaltungsrechts durch den Auftragnehmer im Sinne des § 273 BGB hinsichtlich der verarbeiteten Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen wird.

 

18. Schlussbestimmungen

(1) Sollte das Eigentum des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter (etwa durch Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenzverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Der Auftragnehmer wird die Gläubiger über die Tatsache, dass es sich um Daten handelt, die im Auftrag verarbeitet werden, unverzüglich informieren.

(2) Für Nebenabreden ist die Schriftform erforderlich.

(3) Sollten einzelne Teile dieses Vertrages unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Regelungen des Vertrages nicht.

 

Dein Ort, den aktuelles Datum         Kassel, den aktuelles Daten
Ort                                          Datum                                   Ort                                          Datum

 

 

Dein Vorname Nachname                 Marc Kresin, Vorstand treaction AG

– Auftraggeber –                                                                  – Auftragnehmer –

 

 

Anlage 1 – Gegenstand des Auftrags

 

1. Gegenstand und Zweck der Verarbeitung

Der Auftrag des Auftraggebers an den Auftragnehmer umfasst folgende Arbeiten und/oder Leistungen:

E-Mail Versand über „Mail-In-One“ E-Mail-Marketing Lösung
Zweck der Verarbeitung sind die Erstellung und der Versand von Massen-Werbe-E-Mails mit der Online-Lösung „Mail-In-One“. Der E-Mail Versand kann manuell oder automatisiert (API, Marketing Automation) erfolgen. Einzelne Tätigkeiten wie Anpassungen oder Einstellungen können als Dienstleistung beauftragt werden, dabei haben Mitarbeiter des Auftragnehmers zwangsläufig Zugriff auf personenbezogene Daten in den betroffenen Mail-In-One Konten. Üblicherweise werden die E-Mail-Adressen der Empfänger per Anmeldeseite erhoben oder Adressen vom Auftraggeber in Mail-In-One übermittelt. Über die E-Mail-Adresse hinaus können zusätzliche Daten der Betroffenen (z.B. Anrede, Vorname usw.) verarbeitet werden, um die Newsletter relevanter zu gestalten. Ebenso können Nutzungsdaten der Newsletter-Empfänger (z.B. E-Mail Öffnungen) automatisch erfasst und verarbeitet werden (Einzelnutzer-Tracking).

Bei der Newsletter-Anmeldung über das Mail-In-One System wird das Double Opt-In Verfahren eingesetzt, die Anmelderdaten inkl. Einwilligung zum Erhalt von Werbe-E-Mails (Permission) werden, genauso wie auch Abmeldungen (Widerspruch), beim Auftragnehmer in treaction AG verarbeitet.

 

Gewinnung von Interessenten und Neukunden im Internet
Der Auftragnehmer generiert im Auftrag und nach Weisung der Auftragsgebers neue Interessenten und Werbeeinwilligungen im Internet. Dabei werden weisungsgemäß für den Aufraggeber Newsletterbuttons, Gewinnspiele und Umfragen gestaltet und gehostet. Bei dem Teilnehmer/Nutzer werden Geschlecht, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IP-Adresse bei der Registrierung, IP-Adresse bei der Bestätigung, Zeitpunkte von Registrierung und Bestätigung gespeichert. Zur Verifizierung einer Einwilligung wird ein Double-Opt-In-Verfahren durchgeführt. Die Daten werden nur für den Auftraggeber erhoben und von anderen Daten separiert.

 

Online Marktforschung
Der Auftragnehmer führt für den Auftraggeber Online Marktforschung durch. Dabei erstellt der Auftragnehmer kundenindividuelle Fragenkataloge in der Drittsoftware Survey Monkey. Die erfassten Fragen und Antworten werden anonym gespeichert, sodass die einzelnen Antworten nicht auf einen einzelnen Teilnehmer zurückgeführt werden können.

AddressCheck Lösung
Zweck der Verarbeitung ist die automatisierte Überprüfung und Analyse von E-Mail-Adresslisten durch die vom Auftragnehmer entwickelte AddressCheck Software. Der Auftraggeber übermittelt die zu analysierenden Listen mit E-Mail-Adressen und erhält vom Auftragnehmer eine um die Checkergebnisse erweiterte Liste zurück. Auf Weisung reichert der Auftragnehmer die Liste mit Daten aus frei verfügbaren Verzeichnissen oder extrapolierten Daten (z.B. Alterseinschätzung auf Basis der Vornamenhäufigkeit) an. Nach Übermittlung der Ergebnisdaten and den Auftraggeber löscht der Auftragnehmer die E-Mail-Adressliste umgehend von seinen Datenträgern.

 

2. Art(en) der personenbezogenen Daten

☒ Personenstammdaten
☒ Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail)
☒ Nutzungsdaten (z.B. Einzelnutzer-Tracking)
☒ Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, Produkt- bzw. Vertragsinteresse)
☒ Kundenhistorie
☐ Vertragsabrechnungs- und Zahldaten
☐ Planungs- und Steuerungsdaten
☐ Auskunftsangaben (von Dritten, z.B. Auskunfteien oder aus öffentlichen Verzeichnissen)

☐ ____________________________________________

☐ ____________________________________________

☐ ____________________________________________

 

3. Kategorien betroffener Person

Kreis der von der Datenverarbeitung betroffenen Personen:

☒ Kunden
☒ Interessenten
☒ Newsletter-Empfänger (Abonnenten)
☒ Nutzer des Online-Shops und der Webseiten
☐ Beschäftigte
☐ Lieferanten
☐ Handelsvertreter
☐ Ansprechpartner

☐ ____________________________________________

☐ ____________________________________________

 

4. Weisungsberechtigte Personen des Auftraggebers

Folgende Personen/Abteilungen des Auftraggebers sind gegenüber dem Auftragnehmer weisungsberechtigt und können Verarbeitungstätigkeiten anweisen. Von anderen Personen darf der Auftragnehmer keine Weisungen und Arbeitsaufträge im Rahmen der hier vereinbarten Auftragsverarbeitung annehmen (Nennung möglichst mit Anrede, vollem Namen, E-Mail Adresse und/oder Rufnummer):

dein Vorname Nachname

deine Firma

Sind hier keine Personen oder Abteilungen festgelegt, kann der Auftragnehmer Weisungen von allen Beschäftigten des Auftraggebers im Rahmen der vereinbarten Auftragsverarbeitung entgegennehmen und ausführen.

 

5. Weisungsempfangsberechtigte Personen des Auftragnehmers

Folgende Personen/Abteilungen des Auftragnehmers dürfen Weisungen zur Verarbeitungstätigkeit durch den Auftraggeber annehmen und ausführen. Andere Personen bzw. Beschäftigte des Auftragnehmers dürfen keine Weisungen und Arbeitsaufträge im Rahmen der hier vereinbarten Auftragsverarbeitung annehmen (Nennung möglichst mit Anrede, vollem Namen, E-Mail Adresse und/oder Rufnummer):

Herr Marc Kresin, marc.kresin@treaction.de, +49 (561) 997923-44, Vorstand

Herr Mike Kresin, mike.kresin@treaction.de, +49 (561) 997923-41, Prokurist

 

Sind hier keine Personen oder Abteilungen festgelegt, dürfen alle Beschäftigten beim Auftragnehmer die Weisungen des Auftraggebers im Rahmen der vereinbarten Auftragsverarbeitung entgegennehmen und ausführen.

 

Anlage 2 – Unterauftragnehmer

Der Auftragnehmer nimmt für die Verarbeitung von Daten im Auftrag des Auftraggebers Leistungen von Dritten in Anspruch, die in seinem Auftrag Daten verarbeiten („Unterauftragnehmer“).

Dabei handelt es sich um nachfolgende(s) Unternehmen:

 

Dienstleister Gegenstand und Zweck der

Datenverarbeitung

Zertifizierung
Webinaris GmbH

Bussardstr. 5

82166 Gräfelfing

System für automatisierte

Webinare

Host Europe

Hansestr. 111

51149 Köln

Server-Housing, Hosting, Webserver
GammaX-Systems GmbH

Storlachstr. 1

72760 Reutlingen

Server-Housing, Hosting, Webserver
Xqueue GmbH

Christian-Pless-Str. 11-13

63069 Offenbach am Main

Colocation & Betriebsflächen, Rechenzentrum, Server-Housing ISO/IEC 27001:2013
Mailocator

Mailnatives s.r.o.

Piletická 486, 503 41 Hradec Králové

Tschechien

Server-Housing, Hosting, Webserver

 

Anlage 3

Technische und organisatorische Maßnahmen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer führt die Datenverarbeitung ausschließlich in seinen Geschäftsräumen in der Kurfürstenstraße 1, 34117 Kassel aus. Der Auftragnehmer trifft nachfolgende technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit im Sinne des Art. 32 DSGVO.

1. Vertraulichkeit

Zutrittskontrolle

Die Räumlichkeiten des Auftragnehmers in der Kurfürstenstraße 1, 34117 Kassel befinden sich in einem ausschließlich geschäftlichen Bürogebäude in den Etagen OG 2.

 

Sämtliche Zugänge sind ausreichend gegen den unbefugten Zutritt abgesichert, das bedeutet, dass:

  • Jedwede Außentüren mit einem manuellen und technischen Schließsystem versehen und grundsätzlich verschlossen sind;
  • die den Mitarbeitern zur Verfügung gestellten Schlüssel personengebunden registriert sowie die Schlüsselausgabe quittiert wird;
  • Besucher nur in Begleitung eines Mitarbeiters sich in den Räumlichkeiten bewegen können;
  • Personal von Dritten, insbesondere für Reinigungs-und Wartungsaufgaben sorgfältig ausgewählt wird;
  • es Festlegungen zur Zugangsberechtigung und Besucherregelung gibt.

Zugangskontrolle

Es erfolgt insbesondere eine authentifizierte Benutzeridentifikation, insbesondere dadurch, dass:

  • alle technischen Systeme (zentral und dezentral), Hardware und Software Firewall-geschützt sind;
  • der vorhandene Virenschutz (Anti-Virensoftware) gepflegt und aktualisiert wird;
  • der Zugang zu Serverräumen nur einer begrenzten Anzahl von Personen gestattet wird (restricted area);
  • Mitarbeiter ausschließlich mit den personalisiert angelegten Benutzerprofilen arbeiten, welche die Eingabe eines spätestens aller sechs Monate zu ändernden und mindestens 8 Stellen umfassenden alphanumerischen Passwort erfordern;
  • Bildschirme automatisiert spätestens nach 5 Minuten sowie Zugänge bei mehr als fünf Fehlversuchen für 30 Minuten gesperrt werden;
  • mobile Datenträger (Laptops) gesondert verschlüsselt sind.

Zugriffskontrolle

Die unerlaubte Tätigkeit in Datenverarbeitungssystemen außerhalb eingeräumter Berechtigungen wird im Besonderen verhindert, dadurch dass:

  • die Zugriffsrechte (sowohl für Anwender, wie auch für Administratoren) sich an den aufgabenbedingten und datenschutzrechtlichen Erfordernissen orientieren;
  • der Zugriff auf Anwendungen (Eingabe, Veränderung und Löschung) protokolliert wird und ausgewertet werden kann (mindestens für 14 Tage);
  • Schutz gegen unberechtigte interne und externe Zugriffe durch Verschlüsselung und Firewalls bestehen (siehe Zugangskontrolle).

Trennung

Die getrennte Datenverarbeitung wird gewährleistet durch:

  • fehlende Möglichkeit eines physikalischen Zugriffs durch dedizierten Rechte und Pflichten;
  • klare Trennung und Nachvollziehbarkeit von Kundenzugriffen (logische Trennung durch individuellen Benutzungsprofil mit Passwortschutz);
  • getrennte Verarbeitung zweckgebundener Daten.

Pseudonymisierung & Verschlüsselung

Die Übermittlung von personenbezogenen Daten erfolgt verschlüsselt. Eine Pseudonymisierung erfolgt nicht, wo eine Löschung aus gesetzlichen oder anderen Gründen nicht möglich ist, erfolgt eine Anonymisierung. Verschlüsselungsverfahren und Passwortvergabe erfolgen nach dem Stand der Technik.

 

2. Integrität

Eingabekontrolle

Die Kontrolle von Eingaben, erfolgt durch:

  • Protokollierung und Nachvollziehbarkeit von Eingaben, Änderungen und Löschung von Daten (durch Logfiles);
  • die Zugriffsrechte orientieren sich (sowohl für Anwender, wie auch für Administratoren) an den aufgabenbedingten und datenschutzrechtlichen Erfordernissen.

Weitergabekontrolle

Die Aspekte der Weitergabe personenbezogener Daten wird hierdurch umgesetzt, dass:

  • Personenbezogene Daten nur per https übertragen werden;
  • E-Mail-Nachrichten bzw. sonstige Informationen grundsätzlich verschlüsselt bzw. anonymisiert versendet werden können;
  • beim physischen Transport, geeignete Transportpersonen sorgfältig ausgewählt werden.

 

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

Zur Durchsetzung der Verfügbarkeit, hat der Auftragsverarbeiter veranlasst, dass:

  • eine unterbrechungsfreie Stromversorgung besteht (USV);
  • Es werden redundante Datenbanken sowie Backupsysteme verwendet. Es existiert eine unterbrechungsfreie akkugestützte Stromversorgung. Es werden Firewall und Virenschutzsysteme auf allen Systemen eingesetzt.
  • Räumlichkeiten in Brandabschnitten versehen mit einzelnen Brandschutzeinrichtungen (Feuer- und Rauchmeldeanlagen; Feuerlöscher) eingeteilt sind;
  • Klimaanlagen vorhanden sind;
  • eine Notfallmatrix besteht.

 

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung

Der Auftragnehmer hat sich den folgenden datenschutzrechtlichen Standards unterworfen:

  • Fertigung von internen Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien (Policies) sowie Arbeitsanweisungen;
  • Bestellung eines internen Datenschutzbeauftragten;
  • Regelmäßige Kontrolle durch den Datenschutzbeauftragten;
  • Regelmäßige Hinweise und Ermahnungen, um das Problembewusstsein zu fördern;
  • Regelmäßige Datenschutz-Schulungen der Beschäftigten
  • Gelegentliche unvermutete Kontrolle der Einhaltung von Datenschutz- und Datensicherungsmaßnahmen.

Der Auftragnehmer gewährleistet, dass die Leistungserbringung in deutschen Rechenzentren und unter Beachtung des deutschen Datenschutzrechts erfolgt.

Die Leistungen des Auftragnehmers orientieren sich zudem soweit möglich an den Vorgaben der Normen der ISO-27001 Zertifizierung. Der Workflow zur Annäherung und Erfüllung der Normen richtet sich nach dem im ITIL Framework. Zudem verfolgt der Auftragnehmer die Prozesse, um die Anforderungen der ISO 20000 zu erfüllen (Vorbereitung einer Zertifizierung; insbesondere Incident & Service Request Management; Problem Management; Business Relationship Management; Budgeting and Accounting for Services; Service Level Management; Capacity Management; Design and Transition of new or changed Services; Change Management; Release and Deployment; Configuration Management; Information Security Management; Service Continuity and Availability; Supplier Management; Durchführung interner Audits). Der Auftragnehmer hat zudem nach den allgemein anerkannten Regeln von Wissenschaft und Technik die operativen Leistungskomponenten (Storage Systeme/ Infiniband-Switche und Uplink Router/ Switche) doppelt redundant ausgelegt.