Newsletter erstellen – Schritt für Schritt Anleitung für KMU

Wie erstelle ich einen Newsletter, den meine Abonnenten dann auch wirklich lesen? Das ist mit Sicherheit die größte Herausforderung, wenn Sie sich als Unternehmen dazu entschieden haben, neue Kunden durch E-Mail Marketing zu gewinnen. Und diese Frage werden wir Ihnen beantworten.

Wenn Sie noch einen Schritt zurück sind und sich fragen, ob E-Mail Marketing sich wirklich noch lohnt, lassen Sie sich vorab versichern: ja, das tut es. E-Mail Marketing wird weiterhin das wichtigste Tool im Online Marketing und damit unverzichtbar für jedes erfolgreiche Business bleiben.

In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung erklären wir Ihnen, warum es keine Alternative zum Newsletter Marketing gibt, wie Sie anfangen, sich eine Kontaktliste aufzubauen und wie Sie Ihren ersten Newsletter erstellen, der garantiert auch gelesen wird und im besten Fall zu reichlich Conversions führt.

 

Warum überhaupt Newsletter erstellen?

Nicht selten startet ein Unternehmen mit einer Newsletter Software, stellt fest, dass sich niemand für ihre News interessiert und dass das Ganze den Aufwand vielleicht gar nicht wert ist. Dann werden in unregelmäßigen Abständen durchschnittliche E-Mails herausgeschickt, in die keiner wirklich Kreativität und Mühe investiert hat. So bringt E-Mail Marketing natürlich nicht viel und das Geld für die Software hätten Sie woanders sicher besser investiert. Mit der richtigen Planung und Kontrolle lässt sich allerdings im Handumdrehen eine verkaufsstarke und kundenbindende Kampagne erstellen.

 

Wenn Sie strukturiert und mit einem klaren Ziel an Ihre Newsletter-Planung herantreten, können Sie damit die verschiedensten Unternehmensziele verfolgen. Dabei kann es sich um eine Imagekampagne handeln, um Nähe zum Kunden herzustellen und Ihre Marke vertrauenswürdig darzustellen – oder Sie nutzen den Newsletter als Verkaufsinstrument und leiten den Leser mit starken Argumenten direkt auf die Landing Page weiter, auf der er eine Buchung oder einen Kauf vornehmen kann.

 

Was versteht man unter einem Newsletter?

Ein Newsletter ist eine Art elektronischer Rundbrief, vergleichbar mit früheren Werbebriefen, der an ausgewählte Kunden verschickt wird und damit bestimmte Ziele verfolgt. Man unterscheidet zwischen vier verschiedenen Arten von Newslettern:

 

1. Eine Einzelpromotion

Der Newsletter fokussiert sich auf ein bestimmtes Thema und wird ausschließlich zu diesem Zweck gesendet. Dabei handelt es sich oft um eine besondere Rabattaktion, mit der auf eine bestimmte Produktgruppe aufmerksam gemacht werden soll, oder um eine wichtige Mitteilung, die das Unternehmen betrifft und spannend für Ihre Abonnenten sein könnte.

 

2. Regelmäßiger Newsletter

Typisch ist der wöchentliche oder auch nur monatliche Newsletter, der von Firmen verschickt wird, um ihre Kunden über verschiedene Themen auf dem Laufenden zu halten. Darin findet sich oft eine Mischung aus bestimmten Angeboten, Neuigkeiten aus dem Unternehmen und Verweise auf die Social Media Kanäle des Unternehmens oder den Unternehmensblog.

 

3. Marketing Automation

Automatisierte E-Mails werden meist in einer bestimmten Reihenfolge verschickt, wenn ein Nutzer eine zuvor definierte Handlung ausgeführt hat. Meldet sich jemand beispielsweise neu zum Newsletter an, können Sie Ihrem System eine Serie an E-Mails vorgeben, die er nun in bestimmten Zeitabständen erhalten wird. Meist beginnt die Serie mit einer Begrüßung, gefolgt von einem Erstkundenrabatt und eventuell einer anschließenden Erinnerung.

 

4. Trigger E-Mails

Als Trigger E-Mails werden die Newsletter bezeichnet, die nach einem Klick auf einen bestimmten Link automatisch vom System versendet werden. Das ist häufig der Fall, wenn ein Kunde ein Paper herunterladen möchte oder sich für ein Produkt oder eine Dienstleistung näher interessiert.

 

Theoretisch kann jeder kleine Online Shop genauso wie Einzelunternehmer oder große Konzerne regelmäßige Newsletter verschicken. Ein entsprechendes Programm ist oft nicht teuer. Es richtet sich meist nach der Anzahl der E-Mail Kontakte des Unternehmens und der Häufigkeit des Versendens.

Inzwischen werden Newsletter fast ausschließlich in HTML-Form verschickt. Das ermöglicht den Erstellern, Grafiken und klickbare Produkte einzufügen und den Newsletter damit interaktiv zu machen.

 

Vorteile und Ziele von E-Mail Marketing

Mit dem E-Mail Marketing lassen sich unterschiedliche Marketing- und Vertriebsziele erreichen. Der Newsletter ist damit Teil einer ganzheitlichen E-Mail Marketing Strategie. Sie können damit gleichzeitig die Kundenbindung intensivieren und verbessern, eine Beziehung zu Ihren Geschäftspartner herstellen oder sogar die interne Unternehmenskommunikation verbessern, indem Sie Ihre Mitarbeiter über aktuelle Geschehnisse auf dem Laufenden halten.

 

Außerdem ermöglicht Ihnen das E-Mail Marketing das ausgewählte Platzieren von Produkten und Angeboten zu genau der Zeit, zu der Sie Ihre Kunden darauf aufmerksam machen möchten und steigert damit häufig die Verkaufszahlen Ihres Unternehmens.

Inaktive Kunden können durch gezielte Kampagnen zurück in Ihren Online Shop geholt werden.

 

Weitere Vorteile von E-Mail Marketing:

• große Kostenersparnis im Vergleich zu herkömmlichen Medien wie Print
• meist intuitive Bedienung der Software und damit schnelles und problemloses Erstellen eines Newsletters
• Sofortiges Versenden: die Botschaft ist sofort beim Kunden
• Newsletter können jederzeit und überall empfangen werden
• Messbarkeit der Ergebnisse: wichtige Kennzahlen können direkt analysiert und für spätere Zwecke genutzt werden
• Integrationsmöglichkeiten leiten einen Kunden barrierefrei in Ihren Shop oder die Sozialen Medien weiter
• der gesamte Prozess kann so automatisiert werden, dass jeder Kunde zum richtigen Zeitpunkt die Informationen erhält, die für ihn relevant sind – ohne Ihr manuelles Zutun.

 

Was gehört in einen Newsletter?

Das Thema und die Inhalte eines Newsletters richten sich hauptsächlich nach den Zielen, die das Unternehmen damit verfolgt. Mögliche Themen, die sich damit bewerben lassen sind beispielsweise

• Blogbeiträge des Unternehmensblogs
• aktuelle Nachrichten
• Digitale Produkte, wie Leitfäden oder Whitepaper
• Produktbewertungen
• Angebote und Rabattaktionen
• neue Produkte
• persönliche Empfehlungen
• How to-Anleitungen
• Ankündigungen
• Einladungen zu Veranstaltungen
• News der jeweiligen Branche
• aktuelle Themen (Weihnachtsspecial, WM-Tippspiel, Osteraktion)

 

Bei einem regelmäßig versendeten Newsletter wählen Sie idealerweise jeweils die wichtigste Neuigkeit einer Rubrik aus und mischen diese – mit System – im Newsletter zusammen.

Viele Unternehmen verwechseln Newsletter oft mit Pressemitteilungen, in denen in knappen Worten und wenig kreativ, auf ein bestimmtes Thema aufmerksam gemacht wird. Überlegen Sie sich, was Sie selbst gern lesen würden und sammeln Sie die Best Practices von den Newslettern, die Sie selbst erhalten. Wo lesen Sie gern weiter und was fesselt Sie daran?

 

Je nach Zielgruppe lassen sich mit einem Newsletter alle möglichen Arten von Inhalten testen: GIFs, eine Rubrik für unnützes Wissen oder der Verkäufer des Monats. Anhand der späteren Analyse können Sie leicht auswerten, was Ihren Lesern besonders gut gefallen hat.

 

Was brauche ich für die Newsletter-Erstellung?

Wenn Sie Ihren ersten Newsletter erstellen, brauchen Sie im Prinzip nichts weiter als die passende Software und einige erste Kontakte in Ihrer Datenbank, die Sie beschicken können. Achten Sie bei der Auswahl der Software darauf, dass bereits einige vorgefertigte Templates, also Gestaltungsvorlagen für Ihre E-Mails, enthalten sind, wenn Sie keine besonderen Kenntnisse im Grafikbereich vorweisen können. Außerdem sollte die Software Ihnen die Möglichkeit bieten, Ihren Entwurf im Anschluss an die Erstellung in verschiedenen Browsern und in der Ansicht auf verschiedenen Endgeräten zu testen.

 

Fast jedes Tool lässt auch ein automatisches Versenden zu einem vorher festgelegten Zeitpunkt zu, sodass Sie Ihre Newsletter bequem vorplanen können.

Manche Anbieter lassen sich nach der Menge der E-Mails bezahlen, die im Monat herausgeschickt werden. Andere arbeiten mit monatlichen Grundpreisen, in denen ein bestimmtes Kontingent an E-Mails oder Kundenkontakten enthalten ist. Hier sollten Sie je nach Größe Ihrer Datenbank entscheiden, was für Sie am besten ist. Versenden Sie Ihre Newsletter nur unregelmäßig, lohnt sich wahrscheinlich eher ein Model, bei dem Sie nur zahlen, wenn tatsächlich etwas verschickt wurde.

Ihre Datenbank ist im Idealfall bereits vorstrukturiert und Sie haben die Möglichkeit, die Daten Ihrer Kunden zu verwalten und zu segmentieren. Das erlaubt Ihnen, mit jedem Newsletter eine bestimmte Zielgruppe anzusprechen. Außerdem können Sie personalisierte Newsletter erstellen, also Kunden automatisch mit Ihrem Vor- oder Nachnamen ansprechen, Geburtstagsgrüße senden oder einen gesonderten Newsletter für eine bestimmte Region verschicken.

 

Wie komme ich an Kontakte für meine E-Mail-Liste?

Damit sich die Nutzer auf Ihrer Seite überhaupt zum Newsletter anmelden können, brauchen Sie eine entsprechende Funktion auf Ihrer Website. Laut der aktuellen Datenschutzgrundverordnung ist dafür ein Double-Opt-In-Verfahren nötig. Das heißt, dass ein Kunde, der sich zum Newsletter angemeldet hat, seine Anmeldung noch einmal per E-Mail bestätigen muss, bevor Sie ihm tatsächlich eine Werbemail schicken dürfen. Transaktionelle E-Mails wie Bestellbestätigungen sind von dieser Regelung natürlich ausgeschlossen. Hier finden Sie weitere Informationen über das Double-Opt-In-Verfahren.

 

Langfristig sollte Ihr Ziel natürlich sein, so gute Inhalte zu produzieren, dass Ihre Kunden Sie von sich aus weiterempfehlen. Es lohnt sich immer, zunächst in die Beziehung zum Kunden zu investieren. Für den Anfang eignet sich aber auch eine Motivationshilfe, beispielsweise in Form eines kostenlosen E-Books, um neue Abonnenten anzuziehen. Auch Gutscheine und Rabattcodes wirken oft als Kundenmagnet.

 

Vorlage für Newsletter erstellen

Die meisten Newsletter-Tools bieten Ihnen die Möglichkeit, ein vorgefertigtes Template zu nutzen und nach Ihren Wünschen anzupassen. So können Sie, meist per Drag and Drop, Bild- oder Textelemente an verschiedenen Stellen im Newsletter platzieren, Farben verändern und Ihr Logo sowie Produktlinks einfügen.

Jede erstellte Vorlage lässt sich natürlich für später speichern, sodass Sie beim nächsten Mal nur noch den Inhalt anpassen müssen.

 

Newsletter erstellen: Absender und Betreff

Viele Unternehmen unterschätzen die Wichtigkeit dieser beiden elementaren Bestandteile eines Newsletters. Dabei liegt genau hier das Potenzial, so viele Abonnenten wie möglich überhaupt erst vom Öffnen der E-Mail zu überzeugen. Sie sollten sie also mit Bedacht wählen.

 

Der Absender sollte, einmal festgelegt, über alle weiteren Newsletter bestehen bleiben. Anstatt einfach den Namen Ihres Unternehmens einzufügen, können Sie auch hier die Chance nutzen, Nähe zum Kunden herzustellen. Wählen Sie beispielsweise den Namen eines Mitarbeiters aus dem Kundenservice, Ihr Maskottchen oder sogar den Geschäftsführer. Sie müssen nicht dessen E-Mail-Adresse hinterlegen. Es geht nur um den angezeigten Namen.

Der Betreff entscheidet fast allein darüber, ob ein Empfänger Ihre E-Mail öffnet oder nicht. Er sollte in wenigen Worten den Inhalt Ihrer Nachricht zusammenfassen und den Kunden damit überzeugen. Sprechen Sie den Leser direkt an, machen Sie ihn neugierig und erzeugen Sie eine Dringlichkeit. Wenn auf den ersten Blick klar wird, dass ein bestimmtes Angebot beispielsweise nur für den heutigen Tag gültig ist, wird der Empfänger Ihre Nachricht wahrscheinlich sofort öffnen, falls er interessiert ist. Vermeiden Sie allerdings Spam-Wörter wie kostenlos, Rabatt oder Jetzt zugreifen, damit Ihre Nachricht nicht sofort im virtuellen Papierkorb landet.

 

Bleiben Sie dem Stil Ihres Unternehmens auch im Newsletter treu und entwickeln Sie keinen völlig neuen Sprachstil. Fangen Sie beispielsweise nicht an, Ihre Kunden zu duzen, wenn Sie sie auf Ihrer Website und Ihrem Facebook-Kanal bisher immer gesiezt haben oder umgekehrt. Ihr Newsletter ist ein ganz normaler Vertriebskanal, wie jeder andere auch.

 

A/B-Testing

Ein gutes Newsletter-Tool sollte auf jeden Fall die Möglichkeit eines A/B-Testings enthalten. Hierbei erstellen Sie zwei verschiedene Versionen Ihres Newsletters und verschicken beide, natürlich immer nur eine Version pro Empfänger, an etwa zwanzig Prozent Ihrer Abonnenten. Die Prozentzahl können Sie allerdings ganz nach Belieben anpassen. Nach einigen Stunden verschickt die Software dann automatisch die Gewinner-Version an alle restlichen Newsletter-Abonnenten. Beachten Sie beim A/B-Testing aber, dass die Ergebnisse erst ab ungefähr 1.500 Kundenkontakten aussagekräftig sind.

 

Performance analysieren

Im Anschluss an jeden Newsletter-Versand sollten Sie in jedem Fall die wichtigsten Kennzahlen analysieren. Dazu gehören mindestens die Anzahl der Öffnungen, die erfolgten Klicks im Newsletter und die Zahl der Abmeldungen. Aus diesen Ergebnissen lässt sich problemlos Verbesserungspotenzial für den nächsten Newsletter ableiten.

 

Newsletter: Rechtliches

Wie schon erwähnt, ist ein Double-Opt-In nötig, damit Sie Ihren Kunden überhaupt einen Newsletter schicken dürfen. Darüber hinaus sind Sie verpflichtet, in jeder E-Mail Ihr Impressum anzugeben und einen Abmeldelink zu platzieren.

 

Newsletter erstellen Fazit

Der Aufwand von Kosten und Nutzen spricht zweifelsfrei für das Versenden eines Newsletters. Jeder kleine Online Shop kann ohne weitere Programmierkenntnisse entsprechende Nachrichten im Handumdrehen versenden. Ein gutes Newsletter-Tool kostet, je nach Menge der Kundenkontakte, etwa zwanzig bis fünfzig Euro im Monat, ist in Sachen Kundenbindung und Eigenwerbung allerdings unschlagbar.