Make or Buy? 5 Tipps, wie Sie die richtigen E-Mail Templates für Ihre Kampagne generieren

5 Tipps zur Generierung von E-Mail Templates

Es ist die Gretchenfragen, vor der alle Marketer im E-Mail Marketing zu einem bestimmten Zeitpunkt der Kampagnen-Konzeption stehen: Nutzen wir bestehende E-Mail Vorlagen von diversen Anbietern oder erstellen wir diese selbst?

Letztere Option hat natürlich den Charme, dass das Corporate Design berücksichtigt werden würde. Doch der Aufbau eines E-Mail Templates ist kein einfaches Unterfangen. Als erste Stolpersteine erweisen sich bereits die unterschiedlichen Standards der E-Mail Clients. Doch damit nicht genug. Eine richtige Herausforderung stellt das Responsive Design, also die richtige Darstellung der E-Mail auf mobilen Endgeräten, dar.

Kosten und Aufwand abwägen

Lohnt sich dann überhaupt der Aufwand, eine Menge Entwicklerarbeit in die Erstellung von Templates zu investieren? Oder greift man doch auf Vorlagen von E-Mail Marketing Tools zurück und versucht diese noch nach bestem Wissen und Gewissen zu modellieren?

Dies ist keine Entscheidung, die ein Marketer alleine fällen kann. Für die Erstellung von E-Mail Vorlagen in Eigenregie ist nicht nur eine gewisse Ressourcenbereitstellung in der Entwicklungsphase notwendig. Es muss auch bedacht werden, dass die Templates einen nicht unerheblichen Wartungsaufwand mit jeder weiteren Kampagne nach sich ziehen können. Wenn sich dann plötzlich keiner mehr im Unternehmen wiederfindet, der die Wartungsarbeiten durchführen kann, steht die Kampagne auf der Kippe.

Vermeiden Sie von vornherein dieses Risiko. Stellen Sie sich bereits im Vorfeld einer Kampagne die Frage, ob die Templates grundsätzlich auch für künftige Kampagnen genutzt werden können. Da sich die meisten Unternehmen aus Corporate Identity Gründen für den Eigenbau von Templates entscheiden, sollte diese Frage schnell beantwortet sein.

Schwieriger wird es, wenn es um das Thema Wartung und Weiterentwicklung der Templates geht. Haben Sie die notwendigen Ressourcen dauerhaft im Unternehmen? Wenn nicht – lohnt sich der Aufbau dieser Ressourcen?

Kommen wir nun zum Einmaleins der Betriebswirtschaft: Kosten und Ertrag gegenüberstellen. Welchen Vorteil gegenüber der Konkurrenz erhoffen Sie sich von Templates der Marke Eigenbau? Soll der Wiedererkennungswert der E-Mails steigen und damit mehr Response generieren? Ist Ihre Zielgruppe bereits groß genug, um den Aufwand und die Kosten im Erfolgsfall zu decken? Wie häufig werden Kampagnen durchgeführt? Wie sieht der bisherige Response aus? Diese und einige weitere Fragestellungen sollten in die Entscheidungsfindung mit einfließen.

Um Sie bei der Fragestellung zu unterstützen, stellen wir Ihnen nun 5 Möglichkeiten vor, wie E-Mail Templates erstellt werden können:

Templates als Teil einer E-Mail Marketing Lösung

Stehen Sie noch am Anfang Ihres E-Mail Marketings, ist es empfehlenswert, sich bestes Knowhow ins Unternehmen zu holen. Dies kann entweder durch qualifizierte Mitarbeiter oder durch die Beauftragung einer E-Mail Marketing Agentur erfolgen.

Letztere bieten die Vorteile, dass eine schnelle Implementierung der Technologie und eine umfangreiche Beratung Teil des Paketes sind. Je nach Umfang der Beauftragung liefern die Agenturen bereits E-Mail Vorlagen mit, die mit einem Editor ausgebaut werden können.

Nutzung von Basic Templates

Die so genannten Basic Templates verfügen schon über eine Grundstruktur im Aufbau und können gegen eine einmalige Gebühr bei verschiedenen Template Anbietern erworben werden. Das bestehende Grundgerüst kann bei dieser Art von Templates nicht mehr verändert werden, allerdings muss das auch nicht unbedingt nötig sein.

Basic Templates werden in sehr vielen unterschiedlichen Strukturen und Themengebieten angeboten. Zur weiteren Bearbeitung der Vorlagen lohnt es sich, ein Grundwissen in HTML und CSS an Bord zu haben.

Der Vorteil der Basic Templates besteht in der bestehenden Struktur. Teilweise sind die frei zugänglichen Vorlagen sogar schon mit den gängigsten E-Mail Clients getestet worden.

Nutzung von Template Tools

Ebenso beliebt wie Basic Templates, ist die Verwendung von Template Tools. Diese liefern Ihnen die richtigen Werkzeuge, um ein Template selbst erstellen zu können. Die Bedienung der Tools ist meist sehr intuitiv und erfordert keine weitgehenden Programmierkenntnisse.

Die Vorlagenerstellung erfolgt teilweise über Drag-and-Drop und Platzhalter. Auch bei den Anbietern von Template Tools variiert der Preis je nachdem, wie viele Funktionen Ihnen zur Vorlagenerstellung bereitgestellt werden sollen.

Template Tools überzeugen durch ihr intuitives Handling und die Möglichkeit, das Template noch mehr auf die eigenen Bedürfnisse anpassen zu können. Außerdem steht Ihnen der Support bei Fragen zur Bedienung und Entwicklung zur Verfügung.

Erstellung eigener Templates im Unternehmen

Wer sich komplett von den Vorgaben und Strukturen anderer Templates lösen und eine vollständig individuelle E-Mail Vorlage erstellen möchte, muss Zeit in die Entwicklung investieren. Da sogar das Grundgerüst einer Vorlage fehlt, muss vorab eine Struktur des Templates erstellt werden. Des Weiteren gibt es einige relevante Richtlinien für ein fließendes Responsive Design, die beachtet werden müssen.

Auch der Header, Footer sowie alle Bildintegrationen müssen gebaut und ausgiebig getestet werden. Entscheiden Sie sich für diesen Weg, müssen Sie sicher stellen, dass entsprechende Programmierkenntnisse im Unternehmen vorhanden sind und bleiben.

Die Marke Eigenbau beschert Ihnen im Idealfall ein langlebiges Design der E-Mails, dass hohen Wiedererkennungswert haben wird. Verfügen Sie zudem über das Knowhow im Unternehmen, können aufwändige Kampagnen mit sich ändernden Vorlagen schnell umgesetzt werden.

 Beauftragung eines externen Webdesigners

Sie möchten Ihre eigenen E-Mail Templates erstellen, aber verfügen über nicht genügend Kapazitäten oder Knowhow im Unternehmen, um dieses Projekt umzusetzen? Einige selbstständige Webdesigner sind spezialisiert auf die Erstellung von E-Mail Vorlagen und unterstützen andere Unternehmen bei der Umsetzung dieser. Meist werden die Designer für einige Wochen zur Erstellung der Templates beauftragt und per Tagessatz bezahlt.

Bei einem professionellen Webdesigner profitieren Sie selbstverständlich von einer schnellen Umsetzung und einer hohen Qualität der Templates. Allerdings besteht dann weiterhin das Problem, dass der externe Kollege das Unternehmen wieder verlässt und der Wartungsaufwand bei Ihren Mitarbeitern verbleibt. Dies kann gegebenenfalls durch entsprechende Schulungen der Mitarbeiter oder einem Supportvertrag mit dem Webdesigner vermieden werden.

Wir hoffen, die fünf Möglichkeiten zur Erstellung von E-Mail Vorlagen konnten Ihnen hinsichtlich der Entscheidung „Make or Buy“ weiterhelfen. Falls Sie allerdings noch immer nicht ganz überzeugt sind, stellen wir kurz und knapp die Vor- und Nachteile der Optionen gegenüber.

Bestehende Template Vorlagen nutzen

VorteileNachteile
Basis-Struktur vorhandenteilweise geringe Modifikationsmöglichkeiten
teilweise bereits mit E-Mail Clients getestetteilweise dauerhafte Gebühren
einfaches Handlingkein Alleinstellungsmerkmal
Support bei Fragen zur EntwicklungAbhängigkeit zu externem Anbieter
keine Programmierkenntnisse erforderlich 

Template Vorlagen selbst erstellen

VorteileNachteile
Corporate Identity in Vorlagen abbildbarZeit- und kostenintensiv in der Anfangsphase
individuelle Anpassung der Templates möglichSupport ggf. nur durch eigene Mitarbeiter vorhanden
Knowhow-Aufbau im Unternehmen 
Ggf. keine Abhängigkeit zu externem Anbieter 

Ob Sie sich nun für dafür entscheiden, bestehende Templates zu erwerben oder sie von Beginn an selbst zu codieren – bedenken Sie immer dabei, dass die E-Mails als Visitenkarten für Ihr Unternehmen fungieren.

Jedes E-Mail Marketing und jede E-Mail Kampagne nutzt Templates um Ihre Ideen und Ihre Produkte an den Kunden zu transportieren. Sie können es sich daher nicht leisten, dass die Basis Ihrer Kampagnen technische Fehler enthält.

Unser Tipp:

Wie Sie sehen können, haben beide Varianten ihre Vor- und Nachteile. Je nach Branche und Kampagnenvolumen können bestehende Templates durchaus ihren Reiz haben.

Profitieren Sie in der Anfangsphase Ihres E-Mail Marketings vom Fachwissen der Experten. Dabei ist es unerheblich, ob Sie eine E-Mail Agentur beauftragen oder einen professionellen Webdesigner ins Haus holen. Bei Letzterem sollten Sie allerdings im Hinterkopf behalten, dass er – und damit sein Knowhow – das Unternehmen über kurz oder lang wieder verlassen könnte.

Vielleicht nutzen Sie aber auch schon seit Jahren Templates von Anbietern und entscheiden sich nun, diese durch Eigenkreationen zu ersetzen? Auch hier gilt: Überlassen Sie nichts dem Zufall und wagen Sie den Wechsel erst, wenn die eigenen Templates voll funktionsfähig sind. In jedem Fall – selbst erstellt oder von Anbietern bezogen – müssen die Vorlagen auf Herz und Nieren getestet werden. Außerdem sollte das Responsive Design bei jeder Variante gegeben sein.

Am Ende bleibt die Entscheidung eine Kostenfrage, die es vorab zu klären gilt. Aber beachten Sie: Der Kostenpunkt ist zwar ein durchaus relevantes Thema, allerdings sollte Ihre Entscheidung nicht nur darauf gestützt sein. Überlegen Sie auch, welche Außenwirkung Sie erzielen möchten und welcher Wartungsaufwand hinter den jeweiligen Varianten steckt. Schließlich sollen die Templates auch über die erste Kampagne hinaus noch funktionsfähig sein und bleiben.

Seien Sie kreativ! Vielleicht ist es auch eine Möglichkeit für Ihr Unternehmen beide Varianten zeitversetzt zu nutzen. Oder Sie probieren verschiedene Anbieter aus und entscheiden sich erst dann endgültig. Bei der Frage welche Templates genutzt werden, stehen Ihnen viele Möglichkeiten offen.

Nutzen Sie sie aus und finden Sie den richtigen Weg für sich und Ihr E-Mail Marketing.

Es ist die Gretchenfragen, vor der alle Marketer im E-Mail Marketing zu einem bestimmten Zeitpunkt der Kampagnen-Konzeption stehen: Nutzen wir bestehende E-Mail Vorlagen von diversen Anbietern oder erstellen wir diese selbst?