E-Mail Marketing Software vergleichen: Kriterien für die richtige Auswahl

Kriterien für E-Mail Marketing Software

Sind Sie derzeit auf der Suche nach der optimalen E-Mail Marketing Software für Ihr Unternehmen? Dann gehören Sie zu den zahlreichen Suchenden, die die Qual der Wahl haben: eine passende Software aus hunderten von Anbietern auszuwählen.

Gut möglich, dass Sie den Wald vor lauter Bäumen inzwischen nicht mehr sehen können. Wir schaffen Abhilfe! Im folgenden Beitrag zeigen wir Ihnen die wichtigsten Vergleichskriterien für Ihre individuellen Ansprüche.

E-Mail Marketing Software und / oder Strategie?

Sie alle kennen sicherlich die Frage, die die Menschheit noch immer scheidet: Was war zuerst da – das Huhn oder das Ei? Wissenschaftlich gibt es dafür sicherlich eine eindeutige Erklärung. Doch die meisten von uns neigen dazu eine Bauchentscheidung zu treffen. Ähnliches gilt für die Frage: Was muss zuerst vorhanden sein – die E-Mail Marketing Strategie oder die E-Mail Marketing Software?

Nehmen wir an, die E-Mail Marketing Strategie wäre zuerst da. Welchen Einfluss hätte das auf die Auswahl einer geeigneten Software? Zumindest müsste die Software alle Anforderungen erfüllen können, die eine Umsetzung der Strategie voraussetzen. Bei besonders eigenwilligen und kundenspezifischen Strategien und Kampagnen kann das bei Standard-Softwares zu einer echten Herausforderung werden.

Sehen wir uns die andere Möglichkeit an: Die Software steht vor der Strategie. In diesem Fall wären Sie im Hinblick auf die Auswahl freier und könnten mehrere Anbieter auf die Shortlist setzen. Aber: Bei der Ausformulierung technischer Anforderungen Ihrer Strategie wären Sie gegebenenfalls begrenzt.

Was also tun? Wählen Sie zuerst das Huhn oder das Ei?

Weder noch! E-Mail Marketing Softwares gibt es zwischenzeitlich zuhauf am Markt. Von der Do-it-Yourself Template Vorlage bis zur vollständigen Integration einer Marketing Automation (die in sich eine E-Mail Marketing Lösung enthält) ist alles möglich.

Sicherlich ist die Auswahl einer Software einfacher, wenn Sie eine ungefähre Vision haben, wie Ihr E-Mail Marketing aufgebaut werden soll, aber eine detaillierte Strategie ist hierfür nicht notwendig. In den meisten Fällen können Sie die lange Liste an Anbietern bereits durch folgende Vergleichskriterien auf ein paar wenige Kandidaten verkürzen:

Vergleichskriterium Nr. 1: Funktionalität der Software

Welche Funktionalitäten einer E-Mail Marketing Software gehören zum Standard und welche sind außerhalb der Norm und damit ein echtes Zusatz-Feature? Zu den allgemeinen Standards gehören unter anderem folgende Features:

• Import, Verwaltung und Export von Adressbeständen in und aus dem Tool

• Double-Opt-In-Verfahren

• Aktives Bounce-Management

• Mailings- und Newsletter Templates

• Möglichkeit für A/B- und Split-Tests

• Individuelle Versandoptionen

 

Professionelle E-Mail Marketing Softwares verfügen außerdem über folgende Erweiterungen:

 

• Profilverwaltung für Empfänger (Bearbeitung von z. B. Name, An- und Abmeldung, etc. durch den Empfänger selbst)

• Wiederaufnahme von abgebrochenen Versandaktionen

• Individualisierung und Personalisierung des Contents / der Betreffzeilen

• Hohe Konfigurierbarkeit der Mailings- und Newsletter Templates

 

Je nachdem, ob Sie eine hohe Personalisierung oder eine sehr individuelle Template Gestaltung in Betracht ziehen, kann dieses Vergleichskriterium ein wichtiger Bestandteil Ihrer Auswahl sein. Die Anzahl der professionellen E-Mail Marketing Softwares ist zwar deutlich angestiegen, aber dennoch gibt es noch einige Anbieter, die wenige bis gar keine Zusatz-Features zur Ihrer Standardlösung anbieten.

Vergleichskriterium Nr. 2: Benutzerfreundlichkeit der Software

Zugegeben, eine benutzerfreundliche Oberfläche und Ausführung setzt man eigentlich bei jeder Software voraus. Tatsächlich aber gibt es auch hier granulare Unterschiede. So kann eine benutzerfreundliche Oberfläche für technikaffine Mitarbeiter ganz anders aussehen, als für Mitarbeiter, die sich lediglich als Anwender der Software sehen.

Einige Anbieter integrieren unter anderem ein umfassendes Hilfe-Portal in ihre Software, die den Anwendern mit anschaulichen Videos oder Beschreibungstexten hilft, sich bei Bedarf besser im Tool zurecht zu finden.

Einen weiteren Zusatzpunkt würden Anbieter erhalten, die zudem eine kurze Anwenderschulung bei der Auslieferung der Software mit anbieten – auch das ist kein Standardvorgehen. Kleinere Hilfestellungen wie eine Beschreibung der Funktionen als Mouseover oder leicht verständliche Fehlermeldungen sind zudem ein weiterer Pluspunkt bei der Benutzerfreundlichkeit.

Benutzerfreundliche Softwares sparen Ihnen Zeit bei der Einarbeitung und verringern die Inanspruchnahme von Supportleistungen. Beziehen Sie dieses Vergleichskriterium also unbedingt in Ihre Überlegungen mit ein. Denn: Nichts ist demotivierender als mit einer Software zu arbeiten, die Sie jeden Tag aufs Neue mit den einfachsten Funktionen vor Herausforderungen stellt.

Vergleichskriterium 3: Sicherheit der Software

Die Sicherheit und der Datenschutz einer Software sind sehr sensible Themen und daher mit einer sehr hohen Priorität zu beachten. Glücklicherweise erfüllt der Großteil der Anbieter von E-Mail Marketing Lösungen die gesetzlichen Vorschriften.

Seien Sie jedoch vorsichtig, wenn Sie sich für einen Anbieter entscheiden, der seine Zentrale im Ausland hat. Nicht nur, dass hier die Lizenz- und monatlichen Nutzungsgebühren teilweise vom aktuellen Währungskurs abhängig sind, auch die Frage des Serverstandorts sollte Ihnen zu denken geben. Um Datenschutzsicherheit zu gewährleisten, ist es empfehlenswert, dass das Hosting der Daten in Deutschland ansässig ist.

Prüfen Sie auch, ob sich die ausgewählten Anbieter verpflichtet haben, die Anforderungen der neuen EU-DSGVO und den Verbraucherschutz zu beachten. Im Rahmen eines rechtssicheren E-Mail Marketings ist außerdem die Funktionalität Double-Opt-In ein sehr wichtiges Vergleichskriterium. Von Anbietern, die das Verfahren nicht integriert haben, sollten Sie daher die Finger lassen.

Vergleichskriterium 4: Support des Herstellers

Zu jeder guten Software gehört ein für beide Seiten zufriedenstellender Supportvertrag. Zu den gängigen Supportleistungen gehören Themen wie Bugfixing, telefonischer Support oder eine bestimmte Anzahl an Supporttagen vor Ort, Aufnahme und Umsetzung von Funktionsanpassungen oder -erweiterungen durch den Kunden, etc.

Je individueller Sie die Software auf Ihre Strategie ausrichten müssen, desto wichtiger ist es, dass Sie einen umfassenden Supportvertrag erhalten. Schnell kann es nämlich sein, dass Anbieter Ihnen das Blaue vom Himmel versprechen und nach Kauf und Implementierung der Software jegliche Kontaktmöglichkeiten des Anbieter auf ein Minimum beschränkt werden.

Die Supportfrage ist ein schwieriges Kriterium, wenn Sie sich erst am Anfang der Anbieterauswahl befinden. Wenige bis keiner der Anbieter wird Ihnen hierzu im Vorfeld eine konkrete Aussage geben wollen. Daher sollte dieses Vergleichskriterium erst bei der Shortlist zum Einsatz kommen. Bei einer überschaubaren Auswahl von drei bis fünf Anbietern, kann die Supportfrage unter anderem den Ausschlag für die endgültige Entscheidung geben.

Vergleichskriterium 5: Preis- / Leistungsverhältnis der Software

Als einen letztes Kriterium empfehlen wir Ihnen das Abwägen des Preis- / Leistungsverhältnisses. Ähnlich wie beim Support sollten Sie diesen „Joker“ erst zum Ende hin, also bei einer kleinen Auswahl von Anbietern ziehen. Zu diesem Zeitpunkt sind Ihnen die Vor- und Nachteile der Anbieter in der engeren Auswahl bekannt und Sie haben ein klareres Bild gewonnen, wie Ihre Strategie mit den Softwareangeboten harmoniert.

Und machen wir uns nichts vor: Am Ende entscheidet auch zum Teil der Geldbeutel darüber, welches Tool es werden soll. Gestehen Sie ihm aber nicht allzu viel Entscheidungsmacht zu und sortieren Sie bereits mit den ersten vier Kriterien die Mehrheit der Anbieter aus – denn langfristig gesehen sind das die wichtigsten Kriterien für Ihre Auswahl.